Gemeente Eindhoven vliegt uit de bocht. Aanbesteding MJOP riekt naar doorgestoken kaart.

Voorkeursbehandeling?

Wie enkele jaren geleden dacht dat met de nieuwe wetgeving van de overheid op gebied van aanbestedingen er eindelijk kansen zouden komen voor het MKB, blijkt in de praktijk bedrogen uit te komen. Tenminste in een aanbesteding bij de gemeente Eindhoven wist men op slinkse wijze het MKB buitenspel te zetten.

MeerJarenOnderhoudsPlannen

Mijn bedrijf (Treetops Vastgoedbeheer BV) houdt zich al meer dan 10 jaar bezig met inspecteren van vastgoed. Daar maken we ook al jaren Meerjarenonderhoudsplannen (MJOP’s) voor. Ook voor scholen doen we dat al 7 a 8 jaar. Een mooi uitgangspunt dus als je een aanbesteding, nota bene ‘om de hoek’, voorbij ziet komen waarbij gevraagd wordt om circa 80 schoolgebouwen te inspecteren in de gemeente Eindhoven. Het was ons op het lijf geschreven.

Even de uitgangspunten

De opdracht of aanbesteding, uitgezet door de gemeente Eindhoven, behelst 2 onderdelen. Enerzijds “Het bepalen van de ‘conditie voor onderhoud’ (CVO) volgens de NEN 2767 ….” en anderzijds “Het opstellen van een meerjarenonderhoudsplanning (MJOP) ….” Dat lijkt simpel en dat zou het ook moeten zijn. Tenminste voor een bedrijf als dat van mij is dat wel gesneden koek. We doen dat al meer dan 10 jaar en ook hebben we al jaren circa 45 schoolgebouwen in onze orderportefeuille voor het bovenstaande, dus enige kennis van zaken is wel aanwezig.

Bij bestudering van de stukken viel ons echter direct iets op. Er bleek een ‘harde eis’ te zijn aangaande de te gebruiken software?! Men moest in software van PLANON werken! Niet een echt gangbaar software pakket in het MKB kan ik je melden, omdat het nu eenmaal een kostbaar, maar vooral voor ons veel te uitgebreid pakket is. Het programma is dientengevolge ook vooral in gebruik bij grote organisaties zoals de overheid.

Ter onderbouwing bij de aanbestedingsstukken en dan wel het formele offerte aanvraagdocument zit een hoofdstuk ‘eisen’. Hoofdstuk 5 namelijk bevat het “Programma van Eisen” Let wel EISEN, geen wensen, dat is hoofdstuk 6. In dat programma van eisen staat dat we onze “eigen werkmethodiek op de inrichting van de PLANON-database / werkmethodiek gemeente Eindhoven” moeten afstemmen. Ik was in de veronderstelling, maar ben geen jurist en te weinig onderlegd als het gaat om de kleine lettertjes in aanbestedingen, dat het voorschrijven van software (waardoor dus al een selectie wordt gemaakt) niet meer mocht. Foutje van mij waarschijnlijk.

Voorgeschreven software

Het spreekt voor zich dat hier in de voorbereiding vragen over zouden worden gesteld en in de nota van inlichtingen, zeg maar het document waar alle vragen van alle betrokken worden opgesomd, met daarbij alle antwoorden van de aanbestedende dienst, kom ik dan ook de vragen al snel tegen. Zoals deze waarin de aanbestedende dienst het volgende wordt gevraagd:
Van tenminste één referentieopdracht moet een MJOP zijn opgeleverd met gebruikmaking van het systeem PLANON. Is het ook voldoende als wij een dergelijke opdracht recent in opdracht hebben genomen?
het antwoord van de gemeente Eindhoven laat niets te wensen over;
Nee, de MJOP dient te zijn opgeleverd met gebruikmaking van het systeem PLANON. D.w.z. u dient te voldoen aan de gestelde minimumeisen.

Er wordt dus echt letterlijk hier gesteld dat het een minimumeis is dat we al in PLANON werken. In de aanbesteding staat ook dat tenminste 1 referentieopdracht die wordt aangeleverd PLANON moet zijn gebruikt en dat beperkt onmiddellijk alle inschrijvers. Een tweede vraag laat ook, vooral het antwoord dan, niets aan duidelijkheid te wensen over:
U stelt dat tenminste 1 referentieproject met het programma PLANON dient opgeleverd te zijn. Ons in ziens gaat het om de kerncompetenties dat op de juiste wijze de data in Planon verwerkt kan worden. Deze eis is onze ogen discriminerend. Bent u bereid om het systeem Planon te vervangen door een data based programma MJOP volgens de NEN 2767.
het antwoord van de gemeente:
Nee.

Voorkeursbehandeling

Nu zal dit wellicht juridisch allemaal nog kloppen, hoewel ik me afvraag waar het hier om gaat. Gaat het er om dat alleen partijen meedoen die PLANON als software pakket beheersen of gaat het er om dat er een database ontstaat die inzage geeft in de toestand van de schoolgebouwen van de gemeente? Bij mijn weten draagt namelijk de gemeente de verantwoordelijkheid van deze gebouwen per 1 januari 2015 over aan de bewoners van de scholen en dat zijn de scholenstichtingen. Dat betekent volgens mij dat het een eenmalige actie is van de gemeente om in kaart te brengen wat de huidige toestand is van de gebouwen voordat deze worden overgedragen. Waarom dan zo star vasthouden aan dat software pakket?

Na overdracht van de gebouwen gaat er met die database namelijk niets, maar dan ook niets meer gebeuren. De scholen worden namelijk zelf verantwoordelijk voor hun schoolgebouwen en niet langer de gemeente! Waarom dan geen goede inspectie en conditiemeting aanbesteed in ‘om het even’ welk softwarepakket? De database van dit softwarepakket heeft later geen enkele toegevoegde waarde. Die wordt echt niet mee overgedragen aan die scholenstichtingen. Die werken vrijwel zeker allemaal met andere pakketten.

De scholenstichtingen, zo weet ik uit betrouwbare bron hebben nota bene zelf ook al gewoon complete meerjarenonderhoudsplanningen liggen! Waarom dan niet gewoon een schouw georganiseerd van alle panden in plaats van alles opnieuw in kaart te brengen, maar nu ga ik aan de essentie van mijn bezwaar voorbij. Nu stel ik dat de hele aanbesteding volkomen onnodig was geweest en daar help ik mezelf als MKB’er niet echt mee, terug naar de echte klacht van een MKB’er die geen oprechte kans heeft gekregen.

De opdracht

Waarom die ergernis bij mij. Welnu omdat ik tot nu toe alleen veel onvrede voelde over de onzinnige eis ten aanzien van het softwarepakket PLANON. Een onzin eis in mijn ogen. Tot ik vandaag de gegunde opdracht definitief onder ogen kreeg. De “AANKONDIGING VAN EEN GEGUNDE OPDRACHT” gedateerd op 6 februari 2014, gepubliceerd via Tendernet en wat schetst mijn verbazing, bij het volgende hoofdstuk:
“V.3 NAAM EN ADRES VAN DE ONDERNEMER AAN WIE DE OPDRACHT IS GEGUND”
staat de volgende bedrijfsnaam:
Planon Group B.V. ….. Nijmegen …… Internetadres (URL): www.planonsoftware.com” !

Jullie begrijpen dat ik van mijn stoel viel toen ik dit las. Ik had al wel geruchten gehoord, maar bedacht bij mezelf dat die nooit waar konden zijn. Je gaat toch als gemeente geen nodeloze eis ten aanzien van software stellen en dan vervolgens gun je de opdracht aan de partij die deze software zelf levert en ontwikkelt en nota bene ook al binnen de gemeente actief is en dus de ins en outs kent van alle locaties in hun eigen software pakket. Zelfs het internetadres van deze firma laat zien waar het hen toch vooral om te doen is lijkt me.

Ik kan niet anders dan bij deze procedure op zijn minst grote vraagtekens zetten en vind oprecht dat ik met mijn bedrijf, voordat überhaupt al werd aanbesteed, al geen enkele kans had op deze opdracht.

Schandalig beste gemeente. Het zal wellicht volgens de regels misschien nog best kloppen, maar moreel klopt er absoluut helemaal niets van!

Fred Rommens
(Directeur/eigenaar Treetops Vastgoedbeheer BV)

10 Responses to Gemeente Eindhoven vliegt uit de bocht. Aanbesteding MJOP riekt naar doorgestoken kaart.

  1. Hoi Fred, ik snap je ergernis tav de povere aanbesteding; mijn inziens zijn er meer bedrijven die een MJOP MJOV ed kunnen opzetten (in Planon). Heel goed begrijp ik de eis van deze software, want ik heb hetzelfde ondervonden bij mijn grote klant. Helaas heeft Planon de slechte behoefte om haar eigen activiteiten uit te breiden ten koste van ons. Bij mij is het ze niet gelukt, daar ik heb kunnen laten zien, dat Planon niet de aangewezen partij was qua uitvoering. Helaas voor jou en andere goede en ervaren partijen, heeft er bij de gemeente Eindhoven iemand misschien niet erg goede vergelijkingen gemaakt. Kan he, maar hoeft niet zo te zijn.

  2. Fred Rommens says:

    Ik ben het niet geheel met je eens Edwin. Ik begrijp die eis van de software al helemaal niet, immers de opgebouwde database heeft na een jaar al geen functie meer dus waarom PLANON en het ergst inderdaad is dat PLANON zijn eigen afnemers van werk beroofd.

  3. Fred Rommens says:

    Oh Edwin, er zat ook nog een belachelijke eis aan dat je PLANON in 1 van je referentieprojecten moest hebben gebruikt. Je mocht het je niet eigen maken voor de uitvoering, maar moest een al grootschalig project er mee hebben gedaan en dat is dus niet 1 schooltje. Weer minder MKB’ers die mee kunnen.

  4. Job van Barneveld says:

    Dag Fred,

    ik liep toevallig tegen je tweet aan door een retweet. Ik zit zelf midden in een aantal EU aanbestedingen en mijn gevoel zegt dat dit echt niet klopt. Ik heb het voorgelegd aan mijn (externe) adviseur EU aanbesteden. De eis om Planon als verplichte tool te moeten gebruiken in deze aanbesteding kan aangemerkt worden als buitenproportioneel. Dit omdat het verplicht gebruiken en dus aanschaffen van de tooling zoveel kosten met zich mee brengt dat dit niet in verhouding staat met de opdracht.

    De nieuwe aanbestedingswet van april vorig jaar verbied het op kosten jagen van het MKB met dit soort constructies, dus volgens mij heb je wel een zaak.

    Daarnaast is het zo dat de gegunde partij deze kosten niet hoeft te maken omdat zij uiteraard om niet gebruik maken van de software van hun zuster bv (als zullen ze dat niet toegeven).

    Volgens mij heb je hier wel degelijk een zaak. Mijn advies is te overwegen binnen de Alcatel termijn een gesprek aan te vragen met de gemeente Eindhoven en ze deze vraag juridisch onderbouwd voor te leggen (dit kost je niets, daar heb je recht op). Kunnen ze dat niet (voldoende) pareren, dan heb je het recht de Alcatel termijn te verlengen en met een jurist een claim voor te bereiden. Daar zit natuurlijk wel een risico van kosten aan.

    Als je daar zin in hebt natuurlijk… Maar als je het niet doet, dan stop je dat cowboygedrag ook niet.

    succes!

    Job

    overigens interessante contact gegevens heb je hier rechts…

  5. Fred Rommens says:

    Dag Job,

    hartelijk dank voor weer een mooie reactie. Ik krijg er vele via verschillende kanalen. Het leeft zullen we maar zeggen. Of ik er verder een zaak van ga en kan maken weet ik niet. Toen ik het blogje schreef wilde ik vooral mijn ergernis en frustratie kwijt. Ik had niet de illusie dat ik alsnog een kans zou krijgen. Je suggesties snijden dan wel hout, maar de energie die er dan toch weer naar toe gaat om dat op te pakken …. ik slaap er nog een nachtje over.

    Hoe dan ook dank dus voor je reactie.

  6. Fred Rommens says:

    Overigens Job,, wat bedoel je precies met die interessante contactgegevens?

  7. Job van Barneveld says:

    Ha Fred,

    zie rechtsonder deze pagina bij Contact:

    Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisicing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim veniam, quis nostrud exercitation ullamco laboris nis.

    Our Company Inc.
    2458 S . 124 St.Suite 47
    Town City 21447
    Phone: 124-457-1178
    Fax: 565-478-1445

    Ik vermoed een niet gevuld WordPress componentje? ;-)

  8. Job van Barneveld says:

    Ha Fred,

    het is een beetje een David – Goliath verhaal. Enne positieve energie is leuker! Succes er mee.

  9. kees says:

    Beste Fred,

    U had zich beter moeten inlezen voordat u dit blog schreef.

    Planon doet al jaar en dag hetzelfde wat u ook doet, namelijk PLANmatig ONderhoud in kaart brengen en dit borgen in hun systeem.

    Mvg

  10. Fred Rommens says:

    Beste Kees,

    Ik moet helemaal niets om te beginnen, maar om u terwille te zijn; Mijn blog is, als u goed heeft gelezen, tamelijk goed onderbouwd, maar geenszins een aanklacht tegen PLANON zelf. Ik ageer tegen de handelswijze van de gemeente niet die van PLANON.

Geef een reactie

Jouw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *